Способ борьбы с "пожирателями времени" до смешного прост: распишите свой день по часам. Когда увидите своих "врагов" в лицо, тогда и решение, как от них избавиться, придет само собой. Но бросить курить, пить чай по десять раз в день и "растягивать" совещания - еще полдела. Есть ли у вас план распределения своего рабочего времени? У человека, который хочет преуспеть в жизни, не особенно при этом напрягаясь, всегда должен быть план.

Планирование времени

Знаете ли вы, что только 20% рабочего времени используется человеком эффективно? И что большая часть ваших усилий (80%) - просто сотрясание воздуха? А ведь если правильно спланировать свой день, то можно использовать его на все 100%!

Итак, вечером, за полчаса до конца рабочего дня, оторвитесь от договоров, отчетов и прочих деловых бумаг. Не торопясь, подумайте над тем, что уже выполнено и что еще предстоит сделать. Составьте подробный список дел на завтра, не забыв расписать все по часам. Причем писать следует не на клочках бумаги, а в деловом дневнике. В течение дня не забывайте вычеркивать выполненное и дописывать добавившееся. Очень важно при этом соблюдать два правила: 1) составлять план каждый день и 2) делать это всегда в одно и то же время - тогда мозг примет установку и начнет вам помогать.

А, В, С лежали на столе

Чтобы не утонуть в "мелочах", распределите свои дела по срочности и важности. Для этого все бумаги, томящиеся на вашем столе, рассортируйте в три папки - А, В и С.

Папку А положите на видное место. Хорошо, если она будет красного, привлекающего внимание цвета. "Поселите" в нее самые срочные и важные дела. За них нужно приниматься, "не отходя от кассы"! Чтобы упростить работу, разбейте задание А на подпункты - А1, А2, A3, которые выполняйте по порядку. Не забывайте о сроках!

В папку В положите важные, но не срочные дела. Поместите ее так, чтобы она находилась в поле вашего зрения, но в то же время не мозолила глаза. Пусть служит молчаливым напоминанием: "Не забывай обомне". Периодически возвращайтесь к делам в папке В, чтобы в один прекрасный день они не превратились в "горящие" - источник нервотрепки.

Папку С заполните несрочными и неважными делами. "Сошлите" ее в ящик стола - с глаз долой! Время этих дел еще не пришло. А может, и вообще не придет. . . Спросите себя: "Что произойдет, если я не сделаю это?" И если поймете, что ничего, то ничего и не делайте!

Я сама

Одно из правил экономии времени гласит; не стесняйтесь переадресовывать работу другим! Если, допустим, вы - начальник, тогда поручать некоторые незначительные дела подчиненным не просто желательно, а даже необходимо. Ведь это особый психологический прием. Во-первых, вы разгрузите себя, во-вторых, продемонстрируете людям свое доверие, а в-третьих, дадите им возможность проявить себя. В результате все останутся довольны. При этом обязательно отметьте в своем деловом дневнике, что кому поручили и сроки выполнения.

Ну а если вы ходите в подчиненных (пока)? Правило "переадресовки" никто не отменял! Если вы действительно хотите рационально использовать свое время, а не свалить на сослуживцев какую-нибудь неинтересную работу, забудьте, пожалуйста, об этих "неудобно", "а что подумают?", "как-то неловко". Если ваша коллега в данный момент не занята ничем, кроме просмотра сайта с анекдотами, обратитесь к ней со словами: "Помоги мне, пожалуйста. А когда у тебя настанет "горячая пора" и понадобится помощь, можешь рассчитывать на меня". Не забудьте вычеркнуть из своего списка "переадресованное" дело.

Tайм-аут

Вот три типичные ошибки, которые совершают деловые люди. Пытаясь выиграть дополнительное время, они...
... используют обеденный перерыв "не по назначению". И совершенно напрасно, поскольку большинство работ, сделанных во время перерыва, потом приходится переделывать. Этому есть научное объяснение: просто с 13. 00 до 14. 00 наши физические и умственные силы находятся на нуле.
...увеличивают рабочий день. Специалисты выяснили, что от работы сверх нормы больше вреда, чем пользы. После 8-часового рабочего дня производительность труда заметно угасает. Человек от усталости допускает ошибки, нервничает, и качество работы "хромает".
...берут работу на дом. Во-первых, они лишают себя полноценного отдыха, в результате чего в один прекрасный день у них могут просто иссякнуть силы. А во-вторых, разрушают свою личную жизнь, а это - дополнительная нагрузка под названием "стресс".

Человек - не машина, и отдых ему необходим, ведь бодрость и энергичность это 50°6 успеха. Поэтому не забудьте отметить в своем плане время обеденного перерыва и минуты отдыха. Кстати, один из показателей правильного распределения времени - это наличие минут, когда пребываешь в приятной расслабленности. Если у вас такие выдаются, вы стали повелителем времени!

Пять способов экономии времени

1. Вместо встреч делайте телефонные звонки. А сэкономленное на дорогу время можете употребить для какой-нибудь другой важной работы.

2. Используйте время поездок. Утром, пока голова еще "свежа", ее посещают удивительные мысли. Вместо того чтобы бессмысленно глазеть в окно, по дороге на работу поразмышляйте над своим новым проектом или обдумайте, как лучше решить глобальную проблему.

3. Не делайте лишних усилий. Порой добраться со срочным проектом до босса намного сложнее, чем до Тридевятого Царства. Виной тому - "синдром вахтера", которым часто "болеют" секретари и прочие "придворные". Поэтому умный через секретаря не пойдет. Умный секретаря обойдет. И - прямиком к боссу.

4. Не тратьте времени на ожидание, например, важного звонка или посетителя, Считайте, что это время вам подарено, и используйте его на написание отчета, подписание бумаг, составление плана. Или просто. . . расслабьтесь, выкинув все из головы.

5. Обращайте внимание на "странности" и "иронию судьбы". Иногда шестое чувство за сотые доли секунды сделает то, на что логика потратит уйму времени. Прислушиваясь к интуиции, вы сможете избежать лишней нервотрепки и поймать те редкие моменты, когда звезды благосклонны к вам.

Узелки на память

Инна Кучер, (с)Натали
Благодарим за помощь в подготовке материала психолога, бизнес-тренера консалтинговой компании "Научное управление ресурсами" Валерию Михайлову.